Das Scriptmodul
Automatisierte Verschlagwortung (tagging) durch das Scriptmodul. Über die "Aktionen" können sämtliche Informationen einer Datei ausgelesen werden und automatisiert nach definierten Regeln als neues Attribut gespeichert werden.
ISAKS - Baumdarstellung
Die Baumdarstellung besteht aus der Dateiansicht wie sie der Windows®Explorer zeigt, den Filtern und den Suchordnern. Alle drei genannten Darstellungen lassen sich beliebig ineinander verschachteln. Ein Filter kann an beliebiger Stelle im Explorer-Baum eingehangen werden und zeigt von nun an dort alle Dateien unterhalb seines übergeordneten Ordners nach seinem Filterkriterium an.
ISAKS - Das Programmfenster in der Übersicht
Die Darstellung bzw. Anordnung der Informationen in ISAKS - Dokumentenmanagement lassen sich beliebig verändern. Einzelne Teile können automatisch in den Hintergrund gefahren werden und erscheinen durch eine Mausgeste wieder.
Meta-Daten DMS
Die Eigenschaften können in ISAKS - Dokumentenmanagement beliebig angeordnet und dargestellt werden. Wir haben bereits unterschiedliche Ansichten erstellt. Einmal in Form von einzelnen Reitern (tabbed) oder auch als ganze Liste.
Meta - Daten Email
Eine Email enthält bereits viele Metainformationen. Neben dem eigentlichen Mailtext und dem Betreff enthält die Email noch Informationen über den Absender, den oder die Empfänger, wann wurde die Email abgesendet und wann wurde sie empfangen, die Dateigröße oder Informationen über Dateianhänge. Diese Zusatzinformationen können wir anzeigen lassen. Dies kann je nach Geschmack auf einem eigenen "Reiter" oder mit allen anderen Informationen zusammen dargestellt werden.
Meta - Daten Eigenschaften
Wenn wir davon sprechen, dass "jede Art von Information" eingebettet werden kann, dann bedeutet es, dass auch ganze Dateien ineinander gespeichert werden können.Es ist wichtig zu erwähnen, dass die originale Datei dabei nicht verändert wird und dennoch werden die Zusatzinformationen zu 100% integriert. Solche Informationen nennt man auch Metainformationen und ISAKS stellt diese in Form von Schlagworten (tags) und Attributen bereit. Beim Indexieren der Daten werden die Ordnernamen bereits automatisch als Schlagworte übernommen.
ISAKS - Ergebnisliste
Die Ergebnisliste zeigt die gefundenen Dokumente tabellarisch sortiert an. Es können alle Attribute als weitere Spalte angezeigt werden. Das Suchergebnis lässt sich über alle Attribute aufsteigend und absteigend sortieren.
ISAKS - Filter "Ordner" und "Stichworte
ISAKS - Dokumentenmanagement bietet viele Filtermöglichkeiten. Die beiden Filter-Möglichkeiten "Ordner" und "Stichworte" folgen einem komplexen Algorithmus. Sie filtern nicht nur das Ergebnis, sondern stellen es auf ganz bestimmte Weise dar.
Bibliotheken Filter: Extension
Der Filter "Extension" listet nach einem Klick im Ordnerbaum von ISAKS - Dokumentenmanagement alle im System vorhandenen Dateiformate auf. Der im Bild dargestellte Filter "Größe" listet die Dateien beginnend mit 10 KB in 10er Schritten aufsteigend auf.
ISAKS - Suchordner
Die Suchordner sind ein mächtiges Werkzeug in ISAKS - Dokumentenmanagement. Ein "Suchordner" stellt sich durch einen sehr genau definierbaren Satz an Regeln dar. Der Suchordner reduziert die Menge an Informationen auf die Auswahl. Er bietet aber KEINE Gruppierungsmengen zur Auswahl an, sondern zeigt das Ergebnis sofort als Liste an.
ISAKS - Servermanager konfigurieren
ISAKS für Outlook
ISAKS - Dokumentenmanagement für Outlook indiziert beliebige Ordner Ihres Postfaches. Es arbeitet mit einer lokalen PST Datei genauso gut wie mit einem Exchangeserver zusammen.
ISAKS - Kontextmenü in Ergebnisliste
Über die eingebaute Mailfunktion können einzelne Dateien oder das gesamte Suchergebnis versendet werden. Mehrere Dateien lassen sich vorher in ein Archiv komprimieren und bei Bedarf mit einem Passwort versehen.
ISAKS - Dateiversand per Email
Über die eingebaute Mailfunktion können einzelne Dateien oder das gesamte Suchergebnis versendet werden. Mehrere Dateien lassen sich vorher in ein Archiv komprimieren und bei Bedarf mit einem Passwort versehen.
ISAKS - Netzwerkfähige Client-Server Lösung
ISAKS - Dokumentenmanagement ist netzwerkfähig und kommuniziert über das Netzwerkprotokoll TCP/IP. Entfernte Server, im Netzwerk oder auch WAN angebunden und VPN geschützt, können in die Suche einbezogen werden.Die verschiedenen Server (Index) werden in den Client eingebunden. Ein Suchergebnis wird dann kumuliert über alle Server dargestellt. Der Index verfügt über eine generelle Zugriffssperre und nutzt die Rechteverwaltung aus dem Active-Directory.
ISAKS - QuickSearch Funktion
Über die QuickSearch kann in ISAKS - Dokumentenmanagement sofort über ein Attribut gesucht werden, dass in den Eigenschaften angezeigt wird. Wenn Sie über die normale Suchfunktion ein Dokument gefunden haben das einem bestimmten Projekt zugeordnet ist, dann klicken Sie neben dem Attribut Projekt auf den kleinen Pfeil “QuickSearch” und schon wird ein Suchergebnis präsentiert, mit allen Dateien die diesem Projekt zugeordnet sind.
ISAKS - Vorschaufenster WYSIWYG
Im Vorschaufenster von ISAKS - Dokumentenmanagement wird das Suchergebnis originalgetreu angezeigt. Die Vorschau schaltet automatisch auf das richtige Format um und stellt die Daten grafisch dar.Für die unterschiedlichen Formate nutzen wir auch unterschiedliche Viewer. Ein Bild wird in der Bild-Vorschau angezeigt, ein PDF wird in der PDF-Vorschau angezeigt, Word Excel, PowerPoint wird ebenfalls in der Vorschau WYSIWYG dargestellt. Eine reine Textansicht ohne Formatierung ist natürlich ebenfalls möglich.
ISAKS - Tiff iFilter in Windows aktivieren
Um eingescannte Papierdokumente in Form einer TIFF Datei (Tagged Image File Format) maschinell auslesen zu können, nutzt man die “Optical Character Recognition” Technologie, kurz OCR. TIFF ist ein Bildformat, wird aber von diversen Fax-Programmen als Ablage-Format für eingehende Faxe benutzt. Microsoft hat dafür den TIFF-iFilter entwickelt und nutzt ihn u.a. im Windows Server 2008 R2.